Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng được coi là giải pháp hoàn hảo dành cho các nhà thầu, nhà quản lý dự án xây dựng trong việc sắp xếp, lưu trữ và quản lý các tài liệu xây dựng.
Đây là hệ thống thông minh, tân tiến giúp cắt giảm chi phí lưu kho, tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân lực quản lý hồ sơ. Hãy cùng AMIS Ghi chép tìm hiểu về giải pháp công nghệ này qua bài viết dưới đây.
Table of Contents
I/ Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng là một công cụ đắc lực cho việc lưu trữ và quản lý các bản thiết kế, bản vẽ, giấy phép, hợp đồng, hồ sơ, thông số kỹ thuật và bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến một dự án xây dựng. Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp được giấy tờ trong tủ đựng, kiểm soát tài liệu, cho phép đăng tải tệp kỹ thuật số dễ dàng và hoàn toàn có thể chia sẻ với các bên liên quan.
Bạn đang đọc: Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng AMIS ghi chép
II/ Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hồ sơ xây dựng
1. Phân loại hồ sơ công trình xây dựng
Việc phân loại hồ sơ khu công trình kiến thiết xây dựng giúp việc làm của người tiến hành trở nên thuận tiện hơn. Dưới đây là 03 cách phân loại hồ sơ thiết kế xây dựng thông dụng :
- Phân loại theo dự án Bất Động Sản : chia sách vở theo cụ thể từng dự án Bất Động Sản ( khu vực tiến hành, thời hạn tiến hành ( tháng, năm, quý, đối tác chiến lược tích hợp … )
- Phân loại theo chủ đề : Các tài liệu tương quan đến dự án Bất Động Sản kiến thiết xây dựng thường sẽ có cùng chủ đề hoặc cùng đối tác chiến lược phối hợp hoạt động giải trí trong nghành giống nhau. Hãy tận dụng những điểm chung từ chủ đề dự án Bất Động Sản để quản trị hồ sơ thiết kế xây dựng của mình thuận tiện nhất .
- Phân loại theo thời hạn : Mỗi dự án Bất Động Sản sẽ có mốc thời hạn đơn cử, theo tháng / quý / năm …. Dựa vào thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản hoặc thời hạn cần triển khai xong là một cách phân loại hồ sơ rất đáng tìm hiểu thêm .
2. Sắp xếp hồ sơ công trình xây dựng
Sau khi phân loại hồ sơ, nắm được trong hồ sơ khu công trình thiết kế xây dựng gồm những gì, việc làm tiếp theo cần làm chính là sắp xếp hồ sơ lên tủ đựng, giá đựng hồ sơ sao cho khoa học và hài hòa và hợp lý, dễ tìm kiếm khi cần. Chia sẻ với bạn 3 cách sắp xếp hồ sơ lần lượt theo thời hạn, bảng vần âm và đặc thù của chúng .
- Sắp xếp hồ sơ theo thời hạn : sắp xếp theo thời hạn tăng dần hoặc giảm dần, thứ tự từ trái qua phải hay từ trên xuống dưới để thuận tiện xác lập. Hãy có sự thống nhất trong việc sắp xếp để khiến việc tìm kiếm trở nên đơn thuần hơn .
- Sắp xếp theo bảng vần âm : Dựa theo tên tài liệu được ghi bên ngoài, ghi lại tại gáy tài liệu, bạn thuận tiện sắp xếp chúng theo thứ tự bảng vần âm để hoàn toàn có thể tìm kiếm thuận tiện
- Sắp xếp hồ sơ theo đặc thù : cần địa thế căn cứ vào mục tiêu sử dụng, giá trị của tài liệu đó để đưa chúng về vị trí tương thích .
3. Lập danh mục hồ sơ xây dựng
Tại bước này, bạn hoàn toàn có thể vận dụng công nghệ tiên tiến để giúp việc lập hạng mục, update thông tin trở nên đơn thuần hơn cũng như hoàn toàn có thể bổ trợ vào kho thuận tiện hơn so với làm bằng tay thủ công. Đây chính là lúc một ứng dụng quản trị hồ sơ thiết kế xây dựng phát huy tối đa năng lượng của nó, giúp con người tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và công sức của con người .
4. Lưu trữ hồ sơ xây dựng
Cách tàng trữ hồ sơ thiết kế xây dựng sẽ tùy thuộc vào sự sắp xếp của mỗi doanh nghiệp và đặc thù tài liệu. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng quản trị hồ sơ thiết kế xây dựng để hoàn toàn có thể tàng trữ hồ sơ tập trung chuyên sâu, khoa học nhất. Dưới đây sẽ là một vài gợi ý về cách tàng trữ hồ sơ hiệu suất cao :
- Lưu trữ hồ sơ bằng phương pháp lưu lại số thứ cho mỗi tập tài liệu bạn sắp xếp .
- Sử dụng phương pháp dán nhãn hay ghi chú để tạo tín hiệu phân biệt khi tìm kiếm tài liệu .
- Ứng dụng ứng dụng quản trị hồ sơ bằng excel, tạo hạng mục cho hồ sơ để hoàn toàn có thể thuận tiện trấn áp được quy trình xuất hay nhập kho tàng trữ tài liệu .
III/ 5 bước triển khai hệ thống quản lý hồ sơ xây dựng
1. Rà soát lại công việc và hệ thống quản lý hiện tại
Nếu bạn đã có sẵn một ứng dụng quản trị hồ sơ khu công trình kiến thiết xây dựng, hãy thanh tra rà soát lại khối lượng việc làm hiện tại mà bạn đang sở hữu liệu hoàn toàn có thể được tiến hành hiệu suất cao khi ứng dụng ứng dụng này hay không, đã đạt được những hiệu quả như thế nào .
Một mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu tốt cần triển khai được năm điều :
- Tất cảnhững tài liệu phảithuận tiện tìm thấy được chỉ trong vòng vài giây
- Tổ chức và phân loại những tài liệu kiến thiết xây dựng một cách hài hòa và hợp lý
- Dễ dàng san sẻ tài liệu mới nhất với những bên tương quan qua điện toán đám mây
- Có thể lan rộng ra để update và san sẻ cùng với những thành viên trong nhóm của bạn
- Bảo mật tốt, ngăn ngừa việc sử dụng trái phép tài liệu của công ty
Nếu mạng lưới hệ thống hiện tại của bạn chưa phân phối hoặc cung ứng chưa đủ những tiêu chuẩn trên, bạn hoàn toàn có thể xem xét thiết kế xây dựng một mạng lưới hệ thống mới – hoặc tối thiểu là tăng cấp mạng lưới hệ thống để việc quản trị hồ sơ kiến thiết xây dựng khoa học hơn, cung ứng nhu yếu sử dụng lâu bền hơn .
2. Tạo lập hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Mỗi công ty thiết kế xây dựng đều có sự khác nhau về quy trình tiến độ, thế cho nên mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu phải được phong cách thiết kế tương thích với đặc trưng từng doanh nghiệp. Khi có sự tăng cấp, thay đổi mạng lưới hệ thống quản trị hồ sơ chất lượng khu công trình, nhân viên cấp dưới của bạn nếu không hề thích ứng nhanh, họ sẽ có khuynh hướng tự quay trở lại những chiêu thức quản lý tài liệu cũ để có thể thao tác và giải quyết và xử lý nhanh gọn .
Nhà quản trị cần dữ thế chủ động lôi cuốn sự tham gia của nhân viên cấp dưới nhằm mục đích thống nhất phương pháp sử dụng và sắp xếp sao cho tương thích với doanh nghiệp, và cho họ hiểu tầm quan trọng của việc nâng cấp cải tiến này vì những ý nghĩa và mục tiêu dài hạn .
3. Thúc đẩy nhân viên thích ứng nhanh và làm việc có trách nhiệm
Hãy lựa chọn một người sẽ đảm nhiệm vai trò thôi thúc này, hoàn toàn có thể là chính bạn, nếu là một công ty quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ, hay với công ty quy mô lớn hơn hoàn toàn có thể giao cho quản trị cấp trung hoặc nhân sự tương thích, cho họ đủ thời hạn, nguồn lực để bảo vệ toàn bộ tài liệu của bạn được sắp xếp đúng theo mạng lưới hệ thống mới. Lên dự thảo list những tiêu chuẩn và được cho phép người đảm nhiệm tự tìm ra cách tốt nhất để thực thi với ứng dụng quản trị hồ sơ thiết kế xây dựng .
Ví dụ bạn hoàn toàn có thể đưa ra tiêu chuẩn : “ Tất cả giấy phép phải được nộp vào thư mục ‘ Giấy phép ’ trong vòng 05 ngày thao tác cho người quản lý tài liệu kể từ khi chúng được gửi qua email ”. Sau đó giao việc phục vụ hầu cần cho người quản lý tài liệu giải quyết và xử lý từng việc này .
Người phụ trách sẽ phải xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh, đảm bảo các giao thức chia sẻ tài liệu được lưu trữ và điều chỉnh trên hệ thống khi cần thiết theo nhu cầu của công ty. Bạn nên cần một hoặc một số nhân sự chuyên trách am hiểu về hệ thống, công nghệ phụ trách nhiệm vụ quan trọng này.
4. Hợp nhất và tập trung
Một số nhà quản trị kiến thiết xây dựng tàng trữ và quản lý tài liệu của công ty bằng nhiều ứng dụng khác nhau với hy vọng mỗi ứng dụng sẽ cung ứng hiệu suất cao những nhiệm vụ khác nhau. Đây là cách quản lý tài liệu phân tán, không tập trung chuyên sâu, tưởng tượng nó như việc bạn có 10 ngăn tủ và tàng trữ rải rác hồ sơ mỗi ngăn một bộ, không theo lao lý hoặc nguyên tắc đồng nhất nào. Quản lý tài liệu theo cách này dễ khiến việc làm của doanh nghiệp trở nên lộn xộn, mất rất nhiều thời hạn tìm kiếm .
Hãy đơn giản hóa và số hóa công tác làm việc quản trị hồ sơ chỉ trên một nền tảng số
Bằng cách này, bạn không phải do dự liệu hợp đồng mà bạn cần truy vấn hiện đang nằm trong thông tin tài khoản Dropbox, Google Drive hay CoConstruct. Chỉ cần truy vấn vào một ứng dụng quản trị khu công trình thiết kế xây dựng, bạn đã hoàn toàn có thể thuận tiện tìm được hợp đồng hay file tài liệu đang nằm ở đâu .
Khi thiết lập luồng trên ứng dụng quản lý tài liệu mới, hãy liệt kê vị trí mà mọi tài liệu có tương quan từ khi mở màn cho tới khi kết thúc. Hãy tự hỏi mình xem nền tảng quản lý tài liệu nào có ý nghĩa lâu bền hơn nhất so với doanh nghiệp của bạn. Sau đó, tìm ra cách bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh tiến trình và quy trình tiến độ thao tác để tổng thể những tài liệu được đưa vào nền tảng đó. Tiếp theo đó, thực thi chuyển hàng loạt hồ sơ, bản vẽ, tài liệu lên nền tảng quản trị mà bạn đã tin yêu lựa chọn theo những pháp luật, tiêu chuẩn của luồng đã được thống nhất trước đó. Khi những tài liệu được sắp xếp tập trung chuyên sâu tại một nền tảng, việc quản trị và sắp xếp chúng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều, đặc biệt quan trọng khi nhân sự quản lý tài liệu có sự dịch chuyển trong tương lai .
5. Thực hiện điều chỉnh để phù hợp
Bạn hay những nhân viên cấp dưới của bạn chắc như đinh sẽ không hiểu đúng ngay từ lần tiên phong sử dụng ứng dụng quản trị khu công trình kiến thiết xây dựng mới .
Hy vọng rằng bạn sẽ thấy sự cải tổ so với mạng lưới hệ thống trước đó của doanh nghiệp nếu bạn phong cách thiết kế nó theo những hướng dẫn của MISA AMIS đưa ra trên bài viết. Nhưng bạn sẽ gặp phải những yếu tố mới khi tiến hành – ví dụ : bạn thấy việc tích hợp tổng thể những bản thiết kế vào một thư mục là không hiệu suất cao, vì nó tạo ra nhiều hơn một dạng tài liệu để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhóm theo một thư mục đơn cử .
Hãy có sự thử nghiệm và tìm ra phương pháp quản trị hồ sơ chất lượng khu công trình tương thích nhất trên ứng dụng. Vào cuối mỗi tháng, quý, hãy xem xét những yếu tố này với nhóm của bạn để xác lập phương pháp kiểm soát và điều chỉnh tương thích mà bạn nên thực thi .
Tiếp tục triển khai những kiểm soát và điều chỉnh này liên tục. Ngay cả khi sau cuối bạn làm đúng, nhu yếu của doanh nghiệp hoàn toàn có thể biến hóa và bạn hoàn toàn có thể cần một cách mới để quản lý tài liệu khi bạn tăng trưởng. Hãy luôn nỗ lực cải tổ và tối ưu hóa mạng lưới hệ thống quản trị hồ sơ kiến thiết xây dựng của doanh nghiệp mình .
Tìm hiểu về MISA AMIS Ghi Chép – phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ phổ biến nhất tại Việt Nam
Dưới đây là 3 tính năng nổi trội được người mua nhìn nhận cao nhất ở AMIS Ghi Chép :
- Ghi chép và tàng trữ tài liệu tập trung chuyên sâu, bảo đảm an toàn : được cho phép soạn thảo trực tuyến mọi lúc mọi nơi ; đính kèm file ở nhiều định dạng : PDF, Word, Excel ; san sẻ nhanh gọn, bảo đảm an toàn với đồng nghiệp
- Quản lý khoa học, tra cứu thuận tiện : sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu ; cấu trúc kho tài liệu được phân loại rõ ràng ; linh động phân quyền truy vấn, sửa, xóa ; truy vấn mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị
- Lưu trữ được mọi mô hình văn bản cho doanh nghiệp, ngành nghề nói chung và nghành nghề dịch vụ thiết kế, kiến thiết xây dựng nói riêng : hồ sơ kiến thiết xây dựng, bản vẽ khu công trình, biên bản – hợp đồng – phụ lục, quy trình tiến độ – pháp luật – biểu mẫu – chủ trương công ty …
>> Mời bạn tìm hiểu thêm video demo AMIS Ghi Chép :
Tạm kết
Tìm được và sử dụng một ứng dụng quản trị hồ sơ kiến thiết xây dựng tốt là một trong những bước ngoặt mới cho việc làm của chính bản thân bạn, cho những dự án Bất Động Sản kiến thiết xây dựng và toàn doanh nghiệp, bởi sự tiện ích và tối ưu thời hạn mà nó mang lại cho con người. Hãy xem xét và lựa chọn một ứng dụng quản trị hồ sơ thiết kế xây dựng tương thích cho sự tăng trưởng đường dài của doanh nghiệp của bạn .
Các nội dung tìm kiếm khác liên quan đến “phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng”
| File Excel hồ sơ quản lý chất lượng 2021 | Phần mềm Quản lý chất lượng GXD miễn phí |
| File hồ sơ quản lý chất lượng công trình | Phần mềm quản lý chất lượng miễn phí |
| Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng | Mẫu hồ sơ quản lý chất lượng công trình bằng VBA |
| Phần mềm quản lý chất lượng công trình xây dựng miễn phí | Phần mềm quản lý hồ sơ chất lượng công trình Auto excel |
Xin mời tìm hiểu thêm về phần mềm MISA AMIS để nâng cao hiệu quả: quản lý, phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên. Miễn phí trải nghiệm trong 15 ngày.
5/5 – ( 1 bầu chọn )
Source: https://wikifin.net
Category: Blog