Trong một doanh nghiệp, việc quản lý kho hàng không chỉ đơn thuần là bảo vệ vật tư nguyên vật liệu sản xuất và đảm bảo việc cung ứng hàng hóa đúng thời điểm trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Nhiệm vụ này cũng đòi hỏi người quản lý phải điều tiết và quản trị những hoạt động trong kho sao cho nguồn cung hàng hoá không bị gián đoạn. Đồng thời, công việc này cũng đảm bảo việc quản lý và vận hành kho được tối ưu nhất với nguồn lực hiện có.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về công việc quản lý kho đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
Table of Contents
Những công việc quản lý kho trong một doanh nghiệp
Việc quản trị kho hàng không hề đơn giản như nhiều người nghĩ. Dưới đây là những công việc chính trong quản lý kho:
Tiếp nhận hàng hoá
Quản kho thực hiện các thủ tục nhập hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho.
Sắp xếp, phân loại hàng hoá
Sau khi nhập kho, hàng hoá cần được sắp xếp và phân loại theo quy chuẩn để dễ dàng quản lý.
Quản lý, theo dõi lượng hàng hoá
Theo dõi sự dịch chuyển của hàng hoá để có thể đưa ra những giải pháp bổ sung hoặc nhập hàng mới.
Giải quyết các giấy tờ xuất nhập kho, quá trình giao vận
Xử lý các giấy tờ liên quan đến thủ tục xuất nhập kho và theo dõi quá trình giao vận của hàng hoá để lên kế hoạch phù hợp.
Xử lý các vấn đề phát sinh trong kho
Giải quyết và xử lý các vấn đề như dọn kho, bảo vệ môi trường, và những vấn đề khác mà người quản lý phải lên kế hoạch để giải quyết kịp thời và tránh những hậu quả có thể xảy ra.
Những lưu ý khi quản lý kho tại doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quản lý sản phẩm và hàng hoá trong kho của một doanh nghiệp vừa và nhỏ có một số điểm đặc biệt so với doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, dù ở quy mô nào, người quản lý cũng cần chú ý những yếu tố sau để đạt hiệu suất cao nhất trong việc quản lý và vận hành kho:
- Phân loại và sắp xếp hàng hoá rất quan trọng để bảo vệ quá trình xuất nhập hàng và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Luôn nắm được tình trạng hàng tồn kho để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi.
- Kiểm kho thường xuyên và chính xác để nắm được tình trạng thực tế của kho và lên kế hoạch sớm nếu có bất kỳ vấn đề gì không bình thường.
Cách quản lý hàng hóa trong kho đang được sử dụng hiện nay
Hiện nay, có hai cách quản trị kho được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng nhiều nhất: quản trị bằng excel và quản trị bằng phần mềm. Mỗi cách này có ưu điểm riêng, doanh nghiệp cần xem xét lựa chọn phù hợp.
Quản lý bằng Excel
Việc quản lý hàng trong kho bằng excel đã được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng từ lâu. Người sử dụng chỉ cần nhập thông tin hàng hóa lên phần mềm và tùy biến excel theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Không tốn thêm ngân sách.
- Có thể tùy biến linh hoạt bảng tính của excel để phù hợp với từng doanh nghiệp.
- Dễ dàng chia sẻ file với nhiều người.
Nhược điểm:
- Dễ sai sót nếu nhập liệu bằng tay.
- Người sử dụng cần thành thạo các hàm, câu lệnh trên excel.
- Không thể kết nối với các ứng dụng khác, phải xuất hoặc nhập lại dữ liệu từ excel sang các công cụ khác.
Quản lý bằng phần mềm
Phần mềm quản lý kho không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ưu điểm:
- Dữ liệu được nhập tự động với các thao tác đơn giản.
- Linh hoạt khi liên kết với các ứng dụng khác như quản trị bán hàng và sản xuất.
- Giảm thiểu sai sót nhờ quy trình khép kín.
- Tích hợp nhiều chức năng như dự báo số lượng hàng tồn, dự trù nguyên vật liệu.
- Cập nhật lượng hàng tồn theo thời hạn thực, giúp lên kế hoạch đặt hàng hiệu quả.
Nhược điểm:
- Cần ngân sách để mua phần mềm.
- Cần lựa chọn ứng dụng phù hợp với mô hình doanh nghiệp.
Quy mô nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp tiết kiệm ngân sách, giảm chi phí và tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả. Phần mềm quản trị kho hiện đang được ưa chuộng hơn bởi những lợi ích mà nó mang lại. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa chọn được ứng dụng phù hợp, hãy liên hệ ngay với Wiki Fin để nhận được tư vấn miễn phí.
Source: Wiki Fin