Việc quản lý kho hàng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với các chủ cửa hàng. Với số lượng hàng hóa lớn và các thông tin phức tạp như ngày xuất nhập, hạn sử dụng,… việc kiểm soát có thể trở nên vô cùng khó khăn. Tuy nhiên, nếu biết cách sử dụng công cụ quản lý hàng hóa bằng Excel, công việc quản lý kho của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý kho hàng mà tất cả các cửa hàng kinh doanh nên biết. Không chỉ đơn giản và tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không yêu cầu bất kỳ khoản chi phí nào. Hãy cùng tìm hiểu cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.
Table of Contents
Vì Sao Cần Phải Quản Lý Kho Hàng Bằng Excel
Kho hàng là một module được doanh nghiệp triển khai casc nhiệm vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản trị tồn dư, kiểm kho, hay lưu lại hàng loạt lịch sử dân tộc xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là một việc làm khó khăn vất vả nhất so với bất kỳ chủ kinh doanh thương mại nào.
Quản lý kho bằng Excel chính là cách thực hiện những thao tác quản lý đối với hàng tồn, xuất nhập kho, báo cáo,… mỗi thao tác quản lý đều mang lại những hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ cửa hàng sẽ biết chính xác lượng hàng hóa mà mình nên hạn chế nhập và cũng có thể biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu như làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.
Tương tự như vậy, file Excel quản lý bán hàng sẽ có thể giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra vào bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của shop bằng file excel quản lý bán hàng.
Tải File Quản Lý Hàng Hóa Bằng Excel Đơn Giản Hiệu Quả
Những Số Liệu Cần Có Trong File Excel Nhập Xuất Hàng Tồn Kho
Cách quản lý hàng hóa trên Excel để thay thế phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, file quản lý kho Excel cần phải có đầy đủ những số liệu cần thiết cho công việc tính toán và trích xuất báo cáo như bảng số liệu và mẫu phiếu nhập kho, xuất kho.
Cụ thể như sau:
- File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần phải có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, ngày, chứng từ. Cụ thể bao gồm:
- Sổ kho: sản phẩm, số thứ tự, xuất nhập trong ngày, tồn đầu ngày, tồn cuối ngày.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, xuất nhập tồn, diễn giải, số lượng và giá tiền.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, tồn kho, đơn giá, xuất nhập, chứng từ, diễn giải.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên của hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, hàng hóa, nhãn hiệu, vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã số, thành tiền.
Bước đầu tiên là nhập dữ liệu vào file Excel nhập xuất tồn hàng hóa.
Download File Quản Lý Hàng Hóa Bằng Excel Đơn Giản Miễn Phí
Chủ cửa hàng có thể tải phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí sau đây để hỗ trợ việc quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.
Mẫu File Excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí cho cửa hàng:
Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí cho các nhà máy, doanh nghiệp:
–Mẫu
Một Số Lưu Ý Giúp Quản Lý Kho Hàng Bằng Excel Hiệu Quả
Quản lý vật tư bằng file Excel nhập xuất tồn hàng hóa không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn tốt nhất mà còn giúp tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm. Để sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các chủ cửa hàng cần chú ý những vấn đề sau.
Thiết Kế File Quản Lý Kho Bằng Excel Phù Hợp Với Lĩnh Vực Ngành Hàng
Tùy theo đặc tính sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý tồn kho sao cho phù hợp. Điều này góp phần giúp lưu trữ được thông tin chính xác, nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.
Cần Có Kiến Thức Cơ Bản Về Excel Để Xử Lý Lỗi
Để dùng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel dễ dàng đòi hỏi người sử dụng cần phải có nền tảng nhất định về công cụ này. Bởi những hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp, có thể gây khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác. Sau đây là một số kiến thức cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng Excel:
- Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu.
- Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính.
- Sử dụng các hàm If, Sumif, Subtotal, Hlookup, Average, Vlookup, Countif, If,…
- Những thao tác để xử lý tập tin.
Một Vài Chú Ý Khác Khi Tạo File Quản Lý Xuất Nhập Tồn Hàng Hóa Trên Excel
- Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu một cách cẩn thận, tránh gặp phải những sai sót.
- Lưu ý chỉnh độ rộng của ô trước khi bắt đầu viết hàm.
- Trang bị tính năng bảo mật để giúp bảo vệ dữ liệu trước sự xâm nhập của người ngoài, virus gây hại và hạn chế tối đa việc mất dữ liệu.
- File Excel quản lý hàng tồn kho cần nhập hàm đúng với những giá trị tham chiếu, nhằm tránh sai các lỗi cơ bản.
Những Rủi Ro Khi Quản Lý Kho Bằng File Excel
Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được coi là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, file này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người sử dụng.
File Excel Quản Lý Xuất Nhập Tồn Kho Còn Nhiều Hạn Chế
File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai sót, tốn nhiều thời gian. Hoặc đòi hỏi các nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập liệu nhầm lẫn kéo theo những sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.
Do đó, để chắc chắn những thông tin nhập vào file Excel quản lý kho là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian. Và hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, phương thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào và gây lãng phí tiền của doanh nghiệp.
File Excel Quản Lý Kho Hàng Không Bảo Mật Được Dữ Liệu Và Dễ Mất
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính sử dụng chung cho một cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel chưa có tính năng phân cấp quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây hiện nay nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh và không phục hồi được.
Ngoài ra, không ít các trường hợp máy tính gặp sự cố, đứng máy, tắt máy đột ngột khi file chưa được lưu hoặc người sử dụng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, không những không lấy lại được file Excel quản lý kho mà chủ cửa hàng cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào.
File Excel Quản Lý Kho Sản Xuất Khó Cập Nhật Thời Gian Thực
File quản lý hàng tồn kho bằng Excel không cập nhật số liệu real-time (liên tục) cùng với các phòng ban khác. File không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet do đó không thể đồng bộ số liệu liên tục với những phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần kiểm kê mới có thể báo cáo về số lượng chính xác với các phòng ban khác. Chính vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ có thể vô tình gây ra nhiều bất tiện.
Quản Lý Hàng Hóa Bằng Excel Dễ Bị Nhầm Lẫn Qua Khâu Quản Lý Công Nợ
Khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng một file Excel quản lý kho, sẽ có khả năng cao gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu và đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng quen thuộc của nhiều người sử dụng Excel, vô tình sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Sử Dụng File Excel Quản Lý Kho Bán Hàng Không Thể Lập Báo Cáo Kinh Doanh
Khi quản lý kho hàng bằng Excel, chủ cửa hàng sẽ không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem như là một nhược điểm lớn của công cụ Excel.
Quản Lý Kho Hàng Toàn Diện Với Phần Mềm Quản Lý Kho
Nhằm cải thiện các nhược điểm của file Excel quản lý kho bán hàng, đồng thời giúp quản lý rủi ro hiệu quả hơn, những phần mềm quản lý kho ra đời giúp quản lý kho hàng toàn diện, tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Phần Mềm Excel Quản Lý Kho Miễn Phí Giúp Tích Hợp Báo Cáo Trực Quan Và Rõ Ràng
Dựa theo số liệu sản phẩm, thông tin hàng hóa xuất nhập, các phần mềm bán hàng chuyên nghiệp giúp hỗ trợ trích xuất các file báo cáo theo từng giai đoạn nhất định. Hệ thống báo cáo sẽ thể hiện đầy đủ những thông tin liên quan đến hàng hóa, tồn kho, xuất nhập, số lượng, doanh thu, chi phí, đơn giá…
Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí Bằng Excel Giúp Kiểm Soát Kho Trở Nên Dễ Dàng
Khác với file Excel quản lý kho, phần mềm quản lý kho cho phép người sử dụng dễ dàng kiểm soát bằng mã vạch, mã code sản phẩm nhằm hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn dữ liệu. Ngoài ra, toàn bộ thông tin đều sẽ được lưu trữ trên nền tảng Internet, công nghệ điện toán đám mây nên không sợ bị mất số liệu. Nhờ đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Thông Tin Hàng Được Đồng Bộ Hóa
Thông tin được lưu trữ trên đám mây trong phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí nên có thể đồng bộ hóa với nhiều bộ phận khác để cập nhật tình hình kho chính xác và kịp thời. Từ đó, chủ cửa hàng tính toán số lượng hàng tồn kho tối thiểu, đơn hàng cần nhập, sản phẩm có xu hướng bán chạy và sử dụng vốn hiệu quả hơn.
Luôn Cập Nhật Và Hỗ Trợ Thường Xuyên
Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí luôn hỗ trợ khách hàng một cách thường xuyên.
Nhìn chung, việc sử dụng quản lý hàng hóa bằng Excel sẽ hỗ trợ chủ shop quản xuất nhập tồn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để giải quyết triệt để những rủi ro còn tồn tại, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng những phần mềm chuyên nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi Chuyển Nhà 24H để được trải nghiệm dùng thử miễn phí 7 ngày!