5 mô hình Quản lý tác vụ trong quản lý dự án (Có kèm mô hình mẫu)

Quản lý tác vụ là nền tảng của sự cộng tác trong quản lý dự án.

Nếu tác vụ được quản trị một cách đúng đắn, nó sẽ cung ứng cho tổ chức triển khai một tiến trình thao tác hiệu suất cao – phương tiện đi lại cốt lõi để hợp tác toàn bộ những dự án Bất Động Sản trong doanh nghiệp .Quản lý việc làm và tác vụ không thuận tiện, nhưng với một mạng lưới hệ thống thích hợp, những ứng dụng san sẻ tác vụ và công cụ theo dõi tương thích, những chuyên viên bảo vệ mọi dự án Bất Động Sản sẽ diễn ra trơn tru, liền lạc từ đầu đến cuối .

Dưới đây là những kiến thức cơ bản về quản lý tác vụ (Quản lý task)  – từ định nghĩa, tầm quan trọng và phương pháp luận cho đến các ứng dụng và công cụ quản lý công việc miễn phí để tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ dự án. 

1. Tổng quan về quản lý tác vụ

Tác vụ là gì?

Tác vụ gồm có tổng thể những khuôn khổ và trách nhiệm cần kết thúc trong một khoảng chừng thời hạn xác lập để bảo vệ dự án Bất Động Sản hoàn thành xong đúng tiến trình .Các nhóm quản trị dự án Bất Động Sản được giao quyền trấn áp hiệu suất cao những trách nhiệm này trong suốt thời hạn dự án Bất Động Sản diễn ra. Điều này yên cầu sự phối hợp ngặt nghèo giữa những cá thể, phòng ban, phân chia hiệu suất cao giữa những tác vụ đã, đang và sẽ tiến hành .Thông thường, những tác vụ trên biểu đồ Gantt bộc lộ đặc thù nhờ vào, tác vụ này cần triển khai xong trước khi mở màn tác vụ khác .

Quản lý tác vụ là gì?

Quản lý tác vụ là việc trấn áp ngặt nghèo tiến trình, từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành xong và báo cáo giải trình của 1 chuỗi những tác vụ được thiết lập theo lịch trình dự án Bất Động Sản. Các nhà quản trị dự án Bất Động Sản ( Project Managers ) cần tuân theo những tiến trình quản trị để giám sát một cách có mạng lưới hệ thống toàn bộ những góc nhìn của tác vụ .Các quy trình tiến độ này gồm có thiết lập list những việc cần làm, phân công tác vụ, lên kế hoạch ngày thực thi và kết thúc, những tác vụ nhờ vào, tác vụ ưu tiên, trấn áp tiến trình .

Tại sao nói quản lý tác vụ là nền móng trong quản lý dự án?

Khi thao tác theo nhóm, quản trị tác vụ cá thể chính là chìa khóa tạo ra sự công minh, hòa giải và cải tổ hiệu suất của đội ngũ .Nó phân phối một mạng lưới hệ thống trách nhiệm rõ ràng, sự link giữa chúng trong tổng thể và toàn diện dự án Bất Động Sản. Giúp những cá thể nắm rõ vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, có lịch trình việc làm đơn cử để sắp xếp thời hạn tiến hành tương thích, bảo vệ hiệu suất và chất lượng dự án Bất Động Sản .Sự cộng tác đang định hình lại phương pháp hoạt động giải trí của doanh nghiệp, những công cụ tương hỗ phối hợp với quy trình tiến độ quản trị việc làm chất lượng giúp :

  • Các thành viên trong nhóm biết được đâu là việc họ cần ưu tiên
  • Hoàn thành công việc đúng deadline
  • Cân bằng khối lượng công việc
  • Tất cả thông tin về các nhiệm vụ được đồng bộ hóa
  • Giảm căng thẳng, áp lực trong công việc
Xem thêm  Top #10 ngân hàng mở thẻ tín dụng tốt nhất hiện nay 2021

Với sự tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ của những công cụ quản trị dự án Bất Động Sản, việc công tác làm việc thao tác trở nên thuận tiện hơn trước rất nhiều. Hỗ trợ ban chỉ huy quản trị hiệu suất cao ngay cả những dự án Bất Động Sản phức tạp nhất, dựa trên sự cộng tác trong dòng chảy việc làm của những cá thể, phòng ban tham gia dự án Bất Động Sản .

2. Quản lý tác vụ và Quản lý dự án khác nhau như thế nào?

Quản lý tác vụ hay quản trị trách nhiệm có tương quan ngặt nghèo và là một phần của quản trị dự án Bất Động Sản. Hai khái niệm này rất dễ nhầm lẫn nên tất cả chúng ta cần hiểu rõ để nắm được sự độc lạ đơn cử giữa chúng .

  • Quản lý tác vụ có thể là một quá trình ngắn hạn, dài hạn hoặc xuyên suốt. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng phải sử dụng các kỹ thuật, công cụ phần mềm để chia nhỏ các mục tiêu của tổ chức hoặc dự án thành các nhiệm vụ, phân công công việc cho từng cá nhân, phòng ban gắn với thời hạn cụ thể cũng như theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện.
  • Quản lý dự án về cơ bản không liên quan đến các khía cạnh lâu dài của kinh doanh. Đây là một quy trình tạm thời luôn có ngày hoàn thành và tiêu chí thành công rất chính xác – một dịch vụ, sản phẩm hoặc tính năng có điểm đầu và điểm cuối xác định, được phân phối trong một ngân sách cụ thể.

Trong khi quản trị tác vụ chỉ đơn thuần là việc giám sát những góc nhìn tương quan đến việc làm thì quản trị dự án Bất Động Sản lại gồm có rất nhiều những cụ thể đơn lẻ từ lập kế hoạch kế hoạch, dự trù ngân sách, quản trị tài nguyên, tài liệu trong đó có quản trị và theo dõi những việc làm .

3. 5 mô hình quản lý tác vụ (Quản lý công việc) hiệu quả và phổ biến nhất

Mô hình thác nước (Waterfall)

Thác nước là một chiêu thức tiếp cận tuyến tính yên cầu nhà quản trị phải lập kế hoạch sâu rộng. Các trách nhiệm cố định và thắt chặt, được xác lập cụ thể trước khi tiến hành, biểu lộ rõ sự phụ thuộc vào, việc làm ở quy trình tiến độ trước phải triển khai xong thì trách nhiệm sau mới được khởi đầu .quan-ly-tac-vu-theo-mo-hinh-thac-nuoc Mô hình mẫu Waterfall model (by Winston Royce, 1970) Điểm mạnh của quy mô thác nước là nó hoàn toàn có thể Dự kiến đúng mực thời gian kết thúc dự án Bất Động Sản nhưng điểm yếu là thiếu tính linh động. Đó là nguyên do tại sao quản trị dự án Bất Động Sản theo quy mô thác nước tương thích với những dự án Bất Động Sản lớn, yên cầu phải tuân thủ khắt khe về thời hạn tiến hành và gần như không xảy ra bất kỳ công việc phát sinh nào .

Mô hình thác nước có thể được sử dụng khi:

  • Yêu cầu không thay đổi thường xuyên
  • Yêu cầu lớn nhưng độ phức tạp thấp
  • Dự án ngắn
  • Yêu cầu rõ ràng
  • Môi trường ổn định
  • Công nghệ và công cụ được sử dụng ổn định
  • Nguồn lực có sẵn và được đào tạo kỹ lưỡng

Mô hình Agile

Agile không hẳn là một kỹ thuật quản trị việc làm mà là một tập hợp những nguyên tắc, khởi đầu được vận dụng cho những dự án Bất Động Sản tăng trưởng ứng dụng. Bốn giá trị chính được diễn đạt trong Tuyên ngôn Agile là :

  • Cá nhân và sự cộng tác quan trọng hơn quy trình và công cụ
  • Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
  • Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng
  • Sản phẩm dùng được tốt hơn là tài liệu chi tiết

Với Agile, những trách nhiệm trong dự án Bất Động Sản được hình thành và kiểm soát và điều chỉnh tùy vào tình hình tiến hành trên thực tiễn, thay vì đặt mọi thứ cố định và thắt chặt từ đầu như trong quy mô quản trị WaterFall. Chính vì thế, Agile tương thích với những dự án Bất Động Sản yên cầu sự linh động, có mức độ phức tạp hoặc không chắc như đinh .Đặc trưng Agile là tính lặp ( Iterative ). Dự án sẽ được thực thi trong những phân đoạn lặp đi lặp lại. Các phân đoạn ( được gọi là Iteration hoặc Sprint ) này thường có khung thời hạn ngắn ( từ 1 – 4 tuần ) .quan-ly-tac-vu-theo-agile Các phân đoạn (Sprint) lặp đi lặp lại trong Agile

Xem thêm  6 hình thức đầu tư tài chính cá nhân: ưu nhược điểm và tỉ suất sinh lợi

Mô hình Scrum

Là một hình thức quản trị việc làm Agile, Scrum ủng hộ việc trao quyền cho một nhóm nhỏ, tự tổ chức triển khai để xác lập mức độ ưu tiên của từng trách nhiệm .

Mô hình Scrum vận hành như thế nào: 

mo-hinh-scrumCách thức hoạt động của mô hình Scrum

  • Product Owner (PO): chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty
  • Scrum Master: chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện
  • Dev Team: các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.

Nhóm Scrum thường sử dụng Bảng Scrum để theo dõi việc làm của từng thành viên trong nhóm ( dòng chảy việc làm – flow of work ). Mỗi trách nhiệm ( task ) được chia thành những đoạn nhỏ gọi là “ stories ”, mỗi stories chuyển giao trong Bảng gọi là “ backlog ” ( những việc phải làm ), trở thành “ work-in-progress ” ( việc đang tiến hành ) .Phương pháp quản trị việc làm này tôn vinh tính linh động và được cho phép nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về thực trạng của dự án Bất Động Sản, tương hỗ nhìn nhận đúng chuẩn những rào cản hoàn toàn có thể ngưng trệ họ. Tuy nhiên, năng lực thất bại rất cao vì yên cầu hàng loạt những thành viên phải có đủ kinh nghiệm tay nghề, năng lượng và nhiệt huyết với việc làm .

Mô hình Kanban

Khá giống với Scrum, Kanban sử dụng những thẻ thị giác nhằm mục đích trực quan hóa việc làm và luồng việc làm, góp thêm phần cải tổ chất lượng đầu ra bằng cách ngày càng tăng sự tập trung chuyên sâu của đội nhóm vào những trách nhiệm thực sự quan trọng. Hệ thống này lý tưởng cho những nhóm nhỏ thao tác trong toàn cảnh mà những ưu tiên trách nhiệm hoàn toàn có thể đổi khác tiếp tục .

Mô hình sử dụng bảng Kanban để đại diện cho các giai đoạn phát triển khác nhau và các thẻ Kanban để mô tả các nhiệm vụ trong quá trình làm việc. Ở dạng đơn giản nhất (hình trên), cấu trúc của bảng Kanban có ba cột: Việc cần làm – Đang thực hiện – Đã hoàn thành. 

bang-kanban Mẫu bảng Kanban đơn giản  Để tưởng tượng tiến trình của bạn với mạng lưới hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với những thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng đại diện thay mặt cho một bước trong quy trình tiến độ thao tác của bạn. Mỗi thẻ Kanban đại diện thay mặt cho một khuôn khổ việc làm .Điều tiên phong và quan trọng nhất là khi tạo mới một tác vụ, bạn cần điền rất đầy đủ thông tin thiết yếu để việc làm hoàn toàn có thể thực thi. Sau đó bạn kéo mục đó từ cột “ Việc cần làm ” sang “ Đang làm ” và khi hoàn thành xong, bạn chuyển mục đó sang “ Hoàn thành ”. Bằng cách này, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện theo dõi quá trình và phát hiện những điểm nghẽn .

Mô hình Kanban và Workflow được ứng dụng trong phần mềm FastWork Workflow –
Quản lý quy trình công việc giúp nhà quản lý kiểm soát tình trạng thực hiện của từng
tác vụ và kiểm soát các luồng công việc 

Mô hình GTD (Getting things done)

Được tạo ra bởi cố vấn hiệu suất David Allen vào cùng thời gian Agile Open. GTD biết đến như một mạng lưới hệ thống chớp lấy sáng tạo độc đáo và quản trị việc làm dựa trên nguyên tắc “ người đứng đầu là người có ý tưởng sáng tạo, không nắm giữ chúng ” .GTD quản trị việc làm bằng cách tổ chức triển khai, phân loại những việc làm cần làm, ưu tiên và lịch trình của bạn, nhờ đó bạn sẽ trấn áp được “ núi việc làm ” của mình. Theo dõi sơ đồ trong hình ảnh để hiểu hơn về phương pháp ứng dụng chiêu thức Get things done .Áp dụng giải pháp này nhằm mục đích mục tiêu giải tỏa tâm lý và cải tổ hiệu suất bằng cách quy đổi ý tưởng sáng tạo thành hành vi sức khỏe thể chất. Đây là cách GTD hoạt động giải trí :

  • Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
  • Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những công việc không khả thi sẽ được chuyển vào “thùng rác”, những công việc đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những công việc nhỏ lẻ để dễ quản lý. Những công việc cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
  • Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các công việc đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
  • Bắt tay vào triển khai công việc: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình. 
Xem thêm  CoinMarketCap là gì? Cách xem CoinMarketCap cho người mới bắt đầu

mo-hinh-GTD Mẫu GTD Model sắp xếp theo 5 bước: nắm bắt, làm rõ, sắp xếp, phản ánh và tương tác

Bạn nên chọn phương pháp quản lý tác vụ nào?

Lựa chọn một chiêu thức quản trị tác vụ nhờ vào vào rất nhiều yếu tố : từ mức độ phức tạp của việc làm, tính linh động của thời hạn và những bên tương quan đến quy mô, văn hóa truyền thống thao tác của nhóm, thậm chí còn là cả sự không thích biến hóa .Để tìm được một chiêu thức mang lại quyền lợi cho toàn bộ mọi người, những nhà quản trị không nên tự mình quyết định hành động mà cần họp bàn tích lũy quan điểm của những thành viên trong nhóm bởi họ mới chính là người trực tiếp thực thi triển khai phương pháp đó từ kim chỉ nan ra thực tiễn .Một điều cần nhớ là những mạng lưới hệ thống quản trị tác vụ được trình diễn ở trên không loại trừ lẫn nhau – chúng hoàn toàn có thể tích hợp hiệu suất cao tương hỗ doanh nghiệp cải tổ chất lượng quản trị .

Dưới đây là một ví dụ về sự kết hợp như vậy:

  • Mô hình Agile được sử dụng để thiết lập nguyên tắc và tư duy làm việc của đội ngũ
  • GTD có thể được áp dụng để xác định, tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
  • Kanban cung cấp màn hình trực quan hỗ trợ kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tất cả các nhiệm vụ.

Kết hợp các phương pháp quản lý tác vụ với phần mềm quản lý công việc & dự án – Cộng tác hiệu quả đa nhiệm vụ, đa phòng ban

Phần mềm quản trị việc làm được nhìn nhận là lựa chọn tốt nhất để cải tổ hiệu suất nhân sự, tương hỗ cộng tác hiệu suất cao trên một mạng lưới hệ thống duy nhất .Phần mềm FastWork tương hỗ khởi tạo việc làm nhanh gọn, phân quyền cụ thể deadline, người triển khai, người theo dõi đồng thời tạo môi trường tự nhiên cộng tác hiệu suất cao giúp cho việc tiến hành dự án Bất Động Sản diễn ra liền lạc .

Các mô hình quản lý tác vụ được sử dụng trong Phần mềm quản lý dự án FastWork Project

Mô hình Kanban

giao-dien-kanban-tren-fastworkGaio diện Kanban trên phần mềm FastWork

Mô hình Gantt

giao-dien-gantt-tren-fastworkGiao diện Gantt thể hiện rõ tính chất phụ thuộc công việc

Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý dự án FastWork Project

# 1. Lập kế hoạch dự án Bất Động Sản, phân chia việc làm hiệu suất cao tập trung chuyên sâu trên cùng một mạng lưới hệ thống# 2. Theo dõi quy trình tiến độ dự án Bất Động Sản trực quan, bám sát thực trạng việc làm dự án Bất Động Sản mọi lúc mọi nơi# 3. Quản lý ngân sách dự án Bất Động Sản hiệu suất cao, minh bạch, giảm thiểu những rủi ro đáng tiếc về mặt kinh tế tài chính# 4. Đề xuất, phê duyệt shopping trang thiết bị ship hàng tiến hành dự án Bất Động Sản thuận tiện nhanh gọn# 5. Cung cấp nhiều công cụ tương hỗ cộng tác dự án Bất Động Sản hiệu suất cao .

Xem chi tiết: Giới thiệu phần mềm quản lý dự toàn diện FastWork Project

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý công việc – dự án – quy trình FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Đăng ký tư vấn

Source: https://wikifin.net
Category: Blog

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *