Jira – Giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn có biết Jira là gì? Đối với doanh nghiệp, Jira là một hệ thống phần mềm quản lý dự án linh hoạt và tùy biến, giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án tốt cho doanh nghiệp của bạn, hãy cùng Wiki Fin khám phá chi tiết về Jira ngay dưới đây!

Giới thiệu về Jira

Jira là gì?

Jira là một ứng dụng kiến thiết xây dựng để theo dõi, phát hiện và quản trị lỗi và yếu tố của người dùng trong quy trình triển khai dự án Bất Động Sản của tổ chức triển khai. Phần mềm Jira được phát triển bởi công ty ứng dụng Atlassian có trụ sở tại Australia.

Về cơ bản, Jira là một hệ thống quản lý dự án tập trung và có độ tùy biến cao. Bất kỳ dự án nào sử dụng Jira đều phải đăng nhập vào một trung tâm dữ liệu và trải qua một quy trình làm việc nhất định. Điều này giúp người dùng kiểm soát tình hình và tiến độ của dự án để đạt được hiệu quả cao thông qua những quy tắc chặt chẽ và linh hoạt trong quá trình chuyển đổi trạng thái.

Jira là gì?

Jira có những thành phần cơ bản nào?

Jira bao gồm các thành phần cơ bản sau:

Roles

Thành phần này xác định vai trò của các thành viên trong dự án Bất Động Sản. Các vai trò này sẽ định rõ ai được phép tham gia vào dự án và tạo lập phân bổ tài nguyên và nhóm dự án sau này.

Issue

Issue trong Jira thường bao gồm các nhiệm vụ, lỗi, tính năng hoặc các loại khác của công việc dự án.

Xem thêm  [Cập nhật 2021] Danh sách ngân hàng làm việc Thứ 7 và CN

Project

Project trong Jira là tính năng cho phép phân quyền duyệt Worklog cho mỗi thành viên trong dự án Bất Động Sản. Những người thuộc đội nhóm nào sẽ được duyệt Worklog cho thành viên của nhóm đó. Quản lý dự án có quyền duyệt cho nhiều thành viên của dự án Bất Động Sản.

Component

Component là thành phần xác định về loại sản phẩm của dự án Bất Động Sản. Người dùng sẽ nhập tất cả các thành phẩm của dự án Bất Động Sản được lấy từ file kế hoạch doanh thu để đưa vào đây. Trong trường hợp dự án Bất Động Sản của bạn tuân theo quy mô Scrum, Component sẽ là Sản phẩm của Sprint tương ứng.

Workflow

Workflow là một phần quản trị của Jira. Người dùng có thể tùy chỉnh quá trình hoạt động, điều kiện, xác nhận và tính năng của dự án Bất Động Sản. Workflow sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan và bao gồm các bước cơ bản cho từng thành phần công việc của bạn.

Priority

Priority là mức độ ưu tiên của một lỗi. Priority bao gồm 4 mức độ, người dùng có thể chọn tài liệu phù hợp theo nguồn dữ liệu.

Status

Status đại diện cho các vị trí và yếu tố trong Workflow.

Jira có những thành phần cơ bản nào?

Chức năng cơ bản của Jira

Jira cung cấp các chức năng cơ bản sau:

  • Hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện dự án.
  • Hỗ trợ theo dõi các Tasks, Bugs, cải tiến và tính năng mới. Jira cũng giúp bạn quản lý tốt mọi vấn đề xảy ra trong dự án.
  • Tạo và lưu trữ các bộ lọc có cấu hình cao trong hệ thống. Bên cạnh đó, Jira cung cấp khả năng chia sẻ bộ lọc cho người dùng khác, đăng ký và nhận kết quả thông qua hệ thống thư điện tử định kỳ.
  • Xây dựng quy trình làm việc tương thích với từng yêu cầu riêng của dự án.
  • Tạo bảng Dashboard giúp người dùng có một không gian riêng để theo dõi thông tin cá nhân.
  • Hỗ trợ đa dạng các loại báo cáo thống kê và biểu đồ phù hợp với từng loại dự án và người sử dụng.
  • Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác như Email, Excel, RSS, vv.
  • Hoạt động trên mọi nền tảng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.

Chức năng cơ bản của Jira

Đánh giá ưu và nhược điểm của Jira

Ưu điểm

  • Jira có chức năng phân quyền chi tiết. Không chỉ áp dụng cho dự án chung, Jira còn cho phép phân quyền riêng cho từng nhiệm vụ, giúp nhóm công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
  • Jira có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau và hoạt động tốt.
  • Hệ thống module và các công cụ bổ trợ của Jira cho phép người dùng tùy chỉnh, mở rộng và tích hợp Jira vào hệ thống hiện tại.
  • Jira đã được thử nghiệm và phát triển theo tiêu chuẩn HTML, tương thích với hầu hết các trình duyệt phổ biến hiện nay.
  • Bạn có thể sử dụng Jira trên mọi nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
  • Mỗi màn hình trong Jira đều có phiên bản riêng và có thể in ra, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh và luân chuyển bản cứng một cách linh hoạt.
Xem thêm  12 tuyệt chiêu giảm giá trong kinh doanh online

Nhược điểm

  • Chi phí sử dụng Jira khá cao. Tuy Jira cho phép dùng thử miễn phí trong 7 ngày, nhưng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, việc sử dụng Jira sẽ tốn nhiều chi phí.
  • Việc cài đặt Jira đòi hỏi thời gian và công sức. Do đó, Jira chỉ hiệu quả với các dự án lớn, không phù hợp cho các dự án vừa và nhỏ.
  • Jira chỉ hỗ trợ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ phức tạp, khó sử dụng.
  • Quy trình làm việc với Jira yêu cầu người dùng phải am hiểu sâu và tìm hiểu kỹ lưỡng.

Đánh giá ưu và nhược điểm của Jira

Hướng dẫn sử dụng Jira từ A-Z

#1. Tạo lập một Issue mới

Bước 1: Chọn nút “Create” trong top bar.

Bước 2: Nhập các thông tin liên quan theo yêu cầu của hệ thống.

  • Project: Chọn tên dự án.
  • Issue Type: Chọn loại issue (Bug, Task, Epic, …).
  • Summary: Tóm tắt nội dung của dự án cho Issue cần tạo.
  • Priority: Mức độ ưu tiên.
  • Due Date: Thời gian hoàn thành dự án.
  • Components: Mô tả các thành phần, nội dung chi tiết.
  • Affects Version/s: Các ảnh hưởng, môi trường test.
  • Fix Version/s: Đính kèm file về phiên bản chỉnh sửa khi cần thiết.
  • Assignee: Người chịu trách nhiệm giải quyết cho dự án.

Bước 3: Đặt cấu hình Issue theo ý muốn.

#2. Tiến hành tương tác với Issue

Bước 1: Sắp xếp và phân loại các file đính kèm theo ý muốn để dễ quản lý.

Xem thêm  Voucher – công cụ marketing hiệu quả trong kinh doanh

Bước 2: Sao chép Issue.

  • Truy cập vào Issue muốn sao chép.
  • Chọn “More” => “Clone”.

Bước 3: Chuyển đổi Sub-Task thành Issue và ngược lại.

  • Chọn Sub-Task/Issue muốn chuyển.
  • Chọn “More” => “Convert to Issue” => “Convert to Sub-Task”.

Bước 4: Bình chọn cho Issue yêu thích.

#3. Tìm kiếm Issue

  • Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khóa vào ô “Quick Search” => Chọn “Enter”.
  • Tìm kiếm cơ bản: Chọn “Search for Issue” trong menu Issues trên Header bar.
  • Tìm kiếm nâng cao: Chọn “Search for Issue” trong menu Issues trên Header bar => Chọn “Advanced”.

#4. Tạo lập bộ lọc tìm kiếm

  • System filter – Bộ lọc hệ thống: Có sẵn các bộ lọc như tất cả Issue, các mục đã xem gần đây, báo cáo của bạn, những Issue bạn đã mở.
  • Favorite filter – Bộ lọc yêu thích: Filter do người dùng tạo ra và được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

#5. Báo cáo

Jira cung cấp nhiều loại báo cáo giúp người quản trị dự án Bất Động Sản có cái nhìn tổng quan và chi tiết về dự án. Các loại báo cáo quan trọng bao gồm:

  • Thống kê số lượng Issue theo thời gian.
  • Hiển thị số lượng Issue đã được tạo và giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.
  • Hiển thị các báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên các tiêu chí thống kê do người dùng chọn.
  • Báo cáo số lượng Issue được tạo trong một khoảng thời gian nhất định.

Hướng dẫn sử dụng các thao tác trên Jira từ A-Z

FAQs về Jira

Các ngôn ngữ nào Jira hỗ trợ cho người dùng?

Hiện tại, Jira chỉ hỗ trợ duy nhất ngôn ngữ tiếng Anh cho người dùng.

Những dự án vừa và nhỏ có nên sử dụng Jira không?

Không, Jira chỉ phù hợp với các dự án Bất Động Sản lớn. Với các dự án Bất Động Sản vừa và nhỏ (dưới 3 tháng), Jira không phù hợp.

Sử dụng Jira có tốn nhiều chi phí không?

Chi phí sử dụng Jira phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp như sau:

  • Đối với các nhóm nhỏ: 10 USD/tháng/người cho nhóm tối đa 10 người.
  • Đối với các nhóm đang phát triển: 75 USD/tháng/người cho nhóm tối đa 15 người. Nếu nhóm của bạn có từ 15 thành viên trở lên, Jira có gói lên đến 2000 người để bạn chọn.

Những đối tượng nào nên sử dụng Jira?

Jira thích hợp cho các bộ phận Marketing, bộ phận tương hỗ tại ngân hàng, doanh nghiệp thương mại, công ty chuyên thao tác từ xa hoặc chuyên sử dụng lao động như cộng tác viên, Freelancer,…

Đó là thông tin về “Jira là gì?” và cách sử dụng Jira từ A-Z cho người mới mở màn. Khi áp dụng bất kỳ ứng dụng quản lý dự án nào cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét kỹ về tính năng và ngân sách sử dụng để đạt hiệu suất tối đa. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm cơ sở để lựa chọn ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn thành công!