Trong quá trình sử dụng máy tính và trao đổi file với những người khác, chắc hẳn bạn đã gặp phải dạng file CSV ít nhất một lần. Dù có nhiều điểm tương đồng với Excel, file CSV vẫn có những đặc điểm riêng mà bạn cần biết. Hãy đọc ngay bài viết này để tìm hiểu về file CSV nhé!
Table of Contents
I. File CSV là gì?
1. Định nghĩa
CSV là từ viết tắt của Comma Separated Values, tức là những giá trị trong tệp được phân tách bằng dấu phẩy. Tuy nhiên, đôi khi cũng có thể sử dụng dấu chấm phẩy để phân tách giá trị. Đây là một tệp chứa dữ liệu dạng văn bản và thường được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Người dùng thường xuất dữ liệu từ một ứng dụng và gửi đến một ứng dụng khác bằng file CSV để nhập dữ liệu vào.
2. Cấu trúc của một file CSV
Một file CSV có cấu trúc đơn giản, bao gồm danh sách các dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Một file CSV bao gồm 3 phần:
- Phần đầu: Đây là cột đầu tiên trong bảng tính, biểu thị tên của các cột.
- Phần thứ hai: Đây là cột cuối cùng trong bảng tính.
- Phần thứ ba: Đây là các dòng dữ liệu có cấu trúc tương ứng với nội dung của các cột giá trị trong bảng.
Ví dụ, file CSV có thể chứa thông tin liên hệ trong một ứng dụng quản trị người mua:
Tên, Email, Số điện thoại, Địa chỉ
E, [email protected], 1234 - 56-78-90, Đồng Nai
P., [email protected], 0987 - 65-43-21, TP. Hồ Chí MinhĐó là cách đơn giản nhất mà file CSV hiển thị. Tuy nhiên, file CSV có thể phức tạp hơn với nhiều dòng dữ liệu và định dạng khác nhau. Như vậy, không có gì phải ngạc nhiên cả!
II. Những điểm khác nhau của file CSV so với Excel
1. Dung lượng
Do là tệp văn bản phẳng, file CSV không chứa các hàm, định dạng, macro,… nên có dung lượng nhẹ hơn rất nhiều so với file Excel. Tuy nhiên, file CSV không hỗ trợ các tính năng như bộ lọc hay thao tác dữ liệu như file Excel.
2. Cấu trúc
File CSV là tệp văn bản đơn giản không có cấu trúc hay tiêu chuẩn cụ thể. Trong khi đó, file Excel là một tệp có cấu trúc chuẩn và chứa nhiều tính năng phức tạp để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng.
3. Quá trình tạo ra
File Excel được tạo ra bằng bảng tính và thường chứa các công thức và hàm số phức tạp. Trái lại, file CSV được tạo ra dưới dạng văn bản trực tiếp trong các ứng dụng như Notepad, OpenOffice Calc,…
4. Biểu đồ và định dạng
Excel cho phép người dùng vẽ biểu đồ và lưu tệp dưới dạng biểu đồ. Trái với đó, file CSV chỉ lưu tệp dưới dạng văn bản đơn giản.
5. Định dạng file
File Excel có định dạng .xls hoặc .xlsx, trong khi file CSV có định dạng .csv.
6. Khả năng mở và chỉnh sửa nội dung
File Excel không thể mở và chỉnh sửa nội dung từ các ứng dụng soạn thảo văn bản như Notepad. Trong khi đó, với file CSV, bạn có thể mở và chỉnh sửa nội dung từ trình soạn thảo văn bản Notepad.
7. Khả năng kết nối
Với file Excel, bạn có thể kết nối với nguồn tài liệu bên ngoài để lấy thêm dữ liệu bằng cách sử dụng các add-in trong Excel. Excel còn hỗ trợ chức năng kiểm tra và theo dõi tài liệu. Trái lại, file CSV không hỗ trợ những tính năng này.
8. Các ứng dụng hỗ trợ
Bạn có thể mở file CSV bằng nhiều ứng dụng soạn thảo văn bản khác nhau như Microsoft Excel, Notepad, Microsoft Works 9,… Trong khi đó, file Excel chỉ có thể được mở bằng ứng dụng Microsoft Excel.
9. Mức độ phổ biến
File CSV có thể mở được bằng bất kỳ ứng dụng soạn thảo văn bản nào như Microsoft Excel, Notepad, Microsoft Works 9,… Trong khi đó, file Excel chỉ có thể mở được bằng ứng dụng Microsoft Excel.
III. Cách đọc file CSV
1. Trên Excel
- Bước 1: Khởi động Microsoft Excel, chọn mục “Data” và chọn “From Text”.
- Bước 2: Tìm file CSV và nhấp nút “Import” để mở.
- Bước 3: Lựa chọn mã hóa (lưu ý chọn mã hóa UTF-8).
- Bước 4: Chọn “Comma” (dấu phẩy) trong cột ký tự phân cách.
- Bước 5: Chọn “Text” (văn bản) để thiết lập tất cả các dòng thành dạng text. Bấm “Finish” để hoàn tất thiết lập.
- Bước 6: Chọn “Existing Worksheet” và bấm “OK” để chèn dữ liệu.
2. Trên một số ứng dụng khác
File CSV có thể được xuất từ các ứng dụng như Google Contacts, LastPass, danh bạ điện thoại,… Do đó, các ứng dụng này cũng cho phép bạn đọc file CSV.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ danh bạ đã lưu trên Gmail bằng file CSV cho người khác. Đơn giản chỉ cần xuất file CSV và đưa file lên trình duyệt Google Contacts để gửi danh bạ này đến đối tác. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và rất thuận tiện. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng file CSV không được tương thích trên các thiết bị di động và có thể gặp một số sai sót trong việc chuyển đổi thông tin. Hãy đảm bảo bạn đã quan tâm đến điều này!
Tham khảo: 5 cách chuyển file CSV sang XLS (Excel) online, không cần phần mềm
Thông qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về file CSV và những điểm khác biệt so với file Excel. Bên cạnh đó, bài viết cũng hướng dẫn bạn cách đọc file CSV trên các ứng dụng khác nhau. Hy vọng bạn đã “bỏ túi” được những thông tin hữu ích từ bài viết này!
Source: https://wikifin.net