Table of Contents
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng mà các doanh nghiệp mới thành lập cần áp dụng trong quy trình kinh doanh. Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực khi lập hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.
- Có thiết bị và đường truyền internet đủ để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín có hệ thống lưu trữ trực tuyến an toàn, bảo mật.
- Đào tạo nhân sự để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để giải quyết các vấn đề kịp thời.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để tự động chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử vào phần mềm kế toán (tuy nhiên, không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm này trước khi đăng ký hóa đơn điện tử).
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đủ các điều kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý: Các tài liệu như quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn phải được scan và đưa vào một tệp tin word (.doc). Đồng thời, cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
Tất cả những điều kiện và hồ sơ trên là những yếu tố cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp và gửi hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà phân phối.
2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức đi vào hoạt động, cơ quan thuế sẽ gửi thông tin đến các doanh nghiệp triển khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông tin, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123:
- Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
- Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
- Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có phải trả tiền dịch vụ hay không.
- Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.
- Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bán gia tài công, Hóa đơn bán hàng dự trữ vương quốc, Các loại hóa đơn khác, Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản trị như hóa đơn).
- Điền danh sách chứng thư số sử dụng.
- Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có).
- Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Tải ngay: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông tin điện tử về việc tiếp đón đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế sẽ gửi thông tin điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB phát hành kèm theo Nghị định 123 để thông báo việc đồng ý hoặc không đồng ý với đăng ký sử dụng HĐĐT.
Trong đó:
- Trường hợp được đồng ý, doanh nghiệp sẽ triển khai xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được đồng ý, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo quy trình trên.
- Ngoài ra, theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông tin phát hành theo các quy định pháp luật trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông tin phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Thủ tục tiêu hủy triển khai theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
- Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện thủ tục thông tin phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
3. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Trong thời gian gần đây, thị trường hóa đơn điện tử đã phát triển mạnh mẽ do sự gia tăng số lượng đơn vị tham gia cung cấp ứng dụng này. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng đáng tin cậy và có đủ năng lực để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới thành lập.
Để đưa ra quyết định đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tìm hiểu ứng dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà sản xuất MISA. Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị, tài chính và kế toán, MISA là đơn vị được cơ quan thuế xác nhận phân phối phần mềm hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC và đã được lựa chọn để triển khai hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn điện tử được phát hành bởi MISA.
MISA meInvoice là ứng dụng hóa đơn điện tử được đánh giá cao bởi các doanh nghiệp với những tính năng ưu việt sau:
- Khởi tạo, lập và tra cứu hóa đơn điện tử từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào qua điện thoại di động, website hoặc desktop.
- Kết nối dễ dàng với mọi phần mềm kế toán và quản trị khác.
- Quản lý hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên điện thoại di động.
- Đáp ứng tất cả mẫu hóa đơn theo yêu cầu của doanh nghiệp và quy định của cơ quan thuế.
- Tự động lấy thông tin khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế để tiết kiệm thời gian lập hóa đơn.
- Tự động tổng hợp tờ khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ cho kê khai thuế và nhiều công việc khác.
MISA cam kết hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập triển khai hóa đơn điện tử với chi phí siêu tiết kiệm, chỉ từ 300 đồng/hóa đơn. Đồng thời, MISA còn miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cơ bản, tích hợp với hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng và quản trị khác, cung cấp tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, lưu trữ và tra cứu hóa đơn trong 10 năm, cùng nhiều khuyến mại khác.
Doanh nghiệp có mong muốn tìm hiểu thêm thông tin về hóa đơn điện tử hoặc muốn sử dụng miễn phí ứng dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng liên hệ hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây:
Trích nguồn: wikifin.net