Chữ ký email là gì?
Chữ ký email cung cấp các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Những tiêu chí để có được chữ ký email chuyên nghiệp là gì?
Chữ ký email là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi bức thư email.
Chữ ký email được hiểu như một tấm danh thiếp điện tử
Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.
Bạn đang đọc: Chữ ký Email là gì? Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản – Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật | MATBAO.NET
Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:
- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
- Tên công ty bạn đang làm việc.
- Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.
>> > Xem thêm bài viết : Cách lập email cá thể
Vai trò chữ ký Email là gì?
Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ
Đối với nhiều người thì việc tạo chữ ký cuối email chỉ là một hành vi “ cho có ”. Chữ ký email hoàn toàn có thể là “ thanh gươm ” hữu dụng cho những “ chiến binh ” biết tận dụng chúng. Đặc biệt với doanh nghiệp, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch marketing đánh mạnh vào tên thương hiệu .
Cụ thể, một chữ ký email đúng nghĩa sẽ có những vai trò sau đây :
- Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
- Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
- Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
- Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
- Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.
Chữ ký Email hữu ích thế nào trong Marketing?
Riêng với hoạt động giải trí Marketing, chữ ký Email cũng tương hỗ hiệu suất cao. Cụ thể, bạn hoàn toàn có thể theo dõi một số ít quyền lợi tôi liệt kê dưới đây :
- Chữ ký trong Email đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu. Trong mắt khách hàng, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn.
- Ngoài ra, chữ ký Email có thể ví như một mẫu quảng cáo giúp Marketing rất tốt. Bởi trong chữ ký, bạn có thể chèn được những thông tin liên lạc hay Website, mạng xã hội của công ty. Chỉ bằng một cú nhấp chuột, khách hàng nhanh chóng truy cập các trang của bạn.
Trong những chiến dịch Email Marketing tôi đã tiến hành không hề thiếu việc tạo chữ ký. Những hiệu suất cao đạt được là dẫn chứng rõ nhất khiến tôi liên tục thực thi việc này để đạt được những tiềm năng đề ra .
Những yếu tố cơ bản của một chữ ký Email tốt
Tôi luôn nhìn nhận một chữ ký Email chất lượng phải đáp ứng tốt 2 nhiệm vụ. Đó là thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm được như vậy, khi tạo chữ ký Email bạn nên đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:
- Họ và tên, tên công ty, chức vụ của người gửi.
- Các thông tin liên hệ cơ bản: Email, số điện thoại, Link Website,…
- Link mạng xã hội: Thêm biểu tượng có gắn Link mạng xã hội doanh nghiệp sở hữu như Facebook, Skype, Zalo,… Rất có thể khách hàng sẽ tìm đến bạn trên những kênh này.
- Hình ảnh: Có thể có hoặc không, nhưng có hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
- Logo: Việc đính kèm Logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn.
Cách tạo chữ ký email như thế nào?
Cách đơn thuần nhất là sử dụng công cụ có sẵn, được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Sau khi tạo xong, chữ ký sẽ tự động hóa được thêm vào cuối nội dung email mà bạn gửi đi .Sau đây là cách tạo ra chữ ký email trên bốn trình phổ cập lúc bấy giờ là Gmail, Outlook, HTMLSIG và Hubspot .
Tạo chữ ký email trên Outlook cực dễ dàng
Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần triển khai những bước sau :
- Bước 1: Mở trình Outlook và click vào mục “New Email” để tạo email mới.
Vào mục “New Email” trên trình Outlook
- Bước 2: Chọn mục “Signature” (chữ ký) trong menu “Message”.
Chọn mục “Signature”
- Bước 3: Hệ thống hiển thị bảng thông báo. Click vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
Click “New” để tạo chữ ký mới
- Bước 4: Hệ thống tiếp tục hiện thông báo. Bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và click “Ok”.
Đặt tên cho chữ ký email
- Bước 5: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ chứ email vào khung “Edit signature” bên dưới. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình.
Click vào nút “ OK ” sau khi hoàn tất .
Điền nội dung chữ ký email
- Bước 6: Để add chữ ký vào email, bạn chỉ cần click mục “Signature” và chọn chữ ký vừa tạo.
Add chữ ký vào email
Cách tạo chữ ký email trên Gmail
Cách tạo chữ ký email trên Gmail cũng rất đơn thuần. Bạn chỉ cần triển khai theo những bước sau :
- Bước 1: Mở tài khoản Gmail. Sau đó, nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.
Chọn mục “Settings”
- Bước 2: Trong General (cài đặt chung), tìm mục Signature (Chữ ký). Đánh dấu vào ô bên dưới của ô No Signature. Sau đó, nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo vào khung soạn thảo.
Tương tự như Outlook, bạn hoàn toàn có thể đổi khác màu, size và thêm hình ảnh vào theo ý mình .
Điền nội dung vào khung soạn thảo chữ ký email
- Bước 3: Sau khi đã tạo xong chữ ký, nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập.
Nhấn nút “Save changes” để lưu lại thiết lậpLúc này, chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư .
Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG
Bước 1: Bạn truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ: https://htmlsig.com/. Website cung cấp cho bạn 2 lựa chọn tạo chữ ký miễn phí và có tính phí. Tùy vào nhu cầu thực tế bạn có thể chọn một trong hai.
Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…
Bước 3: Nhấp chọn “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.
Cách tạo chữ ký Email với Hubspot
Bước 1: Truy cập vào link: https://www.hubspot.com/email-signature-generator
Bước 2: Trên màn hình lúc này sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu.
Bước 3: Điền thông tin, chỉnh sửa Style và Upload ảnh kèm chữ ký Email theo phong cách mà bạn muốn.
Bước 4: Sau đó, nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký.
Yếu tố ảnh hưởng đến chữ ký email là gì?
Chứ ký email cần có thiết kế đơn giản, gọn gàng
Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những khá nhiều những yếu tố sau. Tuy nhiên 4 yếu tố dưới đây sẽ là quan trọng nhất:
- Hình ảnh
- Thiết kế
- Font chữ
- Màu sắc
Hình ảnh
Như đã đề cập trước đó, hình ảnh không bắt buộc khi tạo chữ ký email. Để thật sự gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh cá nhân/logo công ty là rất cần thiết. Lưu ý rằng, bạn nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng vẫn đảm bảo sắc nét. Mỗi tấm hình lớn sẽ khiến tốc độ load chậm đi và khiến email của bạn nặng hơn bình thường.
Thiết kế
Yếu tố thiết kế ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp của một chữ ký email. Theo đó, bạn nên design chúng theo dạng hierarchy (từ trên xuống). Đối với các thông tin quan trọng như họ và tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh bằng cách in đậm và chỉnh size lớn.
Ngoài ra, bố cục tổng quan của chữ ký email cũng nên được tùy chính cho đơn thuần, ngăn nắp nhất hoàn toàn có thể ( tốt nhất nên để ở dạng phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng phong cách thiết kế 3D ) .
Font chữ
Cần sử dụng những font chữ hiển thị rõ ràng. Tránh dùng những font khó đọc như script hoặc calligraphy .
Màu sắc
Để người đọc không cảm thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng tối đa 3 màu .
3 thủ thuật thiết kế nhanh chữ ký Email
Để thiết kế nhanh chữ ký Email vẫn đảm bảo phù hợp với thương hiệu và nhu cầu, dưới đây là 3 thủ thuật tôi thường áp dụng:
- Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu
- Xác định phong cách thiết kế
- Sử dụng tốt những tùy chọn
Bắt đầu thật đơn giản, bám sát thương hiệu
Hai yếu tố tính dễ đọc và phong cách thiết kế là điều tôi muốn bạn luôn nhớ khi thiết kế chữ ký Email. Để đảm bảo tính dễ đọc, hãy giữ chữ ký thật đơn giản, chỉ bao gồm thông tin cần thiết. Đưa quá nhiều thông tin không khiến người nhận nhớ đến bạn hơn mà ngược lại họ có thể đóng Email ngay lập tức.
Về phần phong cách thiết kế, bạn nên theo sát, như nhau nhận diện với tên thương hiệu : từ sắc tố, phông chữ, bố cục tổng quan trình diễn, …
Tạo chữ ký Email đồng nhất theo quy chuẩn của doanh nghiệp
Xác định phong cách thiết kế
Xác định phong thái phong cách thiết kế, ví dụ điển hình như phát minh sáng tạo, sắc tố hay tân tiến, rõ ràng, … sẽ giúp bạn số lượng giới hạn lại lựa chọn của mình. Nhanh chóng phong cách thiết kế được mẫu chữ ký đúng nhu yếu .
Sử dụng tốt những tùy chọn
Sử dụng các mẫu thiết kế chữ ký có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có thể tạo cho mình một mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều tùy chọn để chọn có thể chỉnh sửa. Nếu biết sử dụng chúng để cập nhật ảnh, Logo, chèn các Icon liên kết mạng xã hội hay thay đổi HTML, PSD,… tôi tin rằng bạn chắc chắn sẽ tạo chữ ký nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Một số lời khuyên cho chữ ký Email
Ai cũng có thể tạo chữ ký Email nhưng tạo được chữ ký tốt không phải cũng làm được. Bạn có thể soi vào những lời khuyên được tôi liệt kê để nhìn nhận, đánh giá chữ ký của mình:
- Giữ chữ ký Email đơn giản
- Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội
- Chọn cho mình một tấm ảnh đẹp
- Kết hợp màu sắc
- Sử dụng màu đen – trắng tương phản
- Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp
Giữ chữ ký Email đơn giản
Đừng tham đưa quá nhiều thông tin. Điều này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên sum sê, còn người nhận sẽ rất rối mắt, “ bội thực ” thông tin. Hãy giữ chữ ký Email đơn thuần với đủ thông tin thiết yếu .
Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội
Người nhận sẽ nhìn nhận cao những Email có liên kết với mạng xã hội. Nếu bạn chiếm hữu những kênh mạng xã hội : Facebook, Youtube, … đừng quên gắn Link để mọi người hoàn toàn có thể thuận tiện liên kết với bạn .
Chọn cho mình một tấm ảnh đẹp
Một tấm ảnh chuyên nghiệp chắc như đinh sẽ để lại ấn tượng tốt với người nhận .
Kết hợp màu sắc
Sử dụng sắc tố là cách dễ nhất để lôi cuốn sự chú ý quan tâm. Tuy nhiên việc tích hợp quá nhiều sắc tố rất dễ khiến chữ ký của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, trẻ con. Lời khuyên cho bạn ở đây là không nên dùng quá nhiều sắc tố. Chỉ nên chọn hai đến ba màu để phối hợp chúng .
Sử dụng màu đen – trắng tương phản
Nếu bạn không biết tích hợp sắc tố sao cho hài hòa và hợp lý, cặp bài trùng đen trắng là lựa chọn bảo vệ chữ ký Email văn minh, chuyên nghiệp .
Thống nhất chữ ký Email trong doanh nghiệp
Nếu bạn đang thao tác cho một doanh nghiệp, bạn nên theo đúng chuẩn của doanh nghiệp khi tạo chữ ký Email. Thông thường việc tạo chữ ký trong trường hợp này thường gồm có : công bố về bảo mật thông tin, đường Link link Website và những thông tin tài khoản mạng xã hội của công ty, địa chỉ .
Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu?
Bên cạnh Gmail và Outlook, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ bên ngoài. Hiện nay có rất nhiều phần mềm/website cho phép bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp vô cùng đơn giản.
Những công cụ này mang đến phong cách thiết kế thích mắt hơn cho chữ ký của bạn. Thông thường, những ứng dụng này không tính tiền nhưng những công dụng sẽ bị số lượng giới hạn. Với phiên bản hạng sang hơn thì bạn sẽ phải trả phí .Một vài trình tự động hóa tạo chữ ký email thông dụng, tốt nhất lúc bấy giờ hoàn toàn có thể kể đến như :
- Emailsignaturerescue.com
- Mail-signatures.com
- Canvato.net
Emailsignaturerescue.com
Ứng dụng này được cho phép bạn tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 templates mẫu khác nhau .
Mail-signatures.com
Mail Signatures cũng là một ứng dụng tập hợp phong phú những mẫu template chuyên nghiệp, ấn tượng. Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện lựa chọn một mẫu chữ ký tương thích với nhu yếu của mình .
Canvato là giải pháp chữ ký email hàng đầu dành cho chuyên gia
Chữ ký email Canvato là giải pháp thiết kế được rất nhiều người yêu thích. Website này có giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau. Đến với Canvato bạn còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho thật chuyên nghiệp.
Bạn cũng có thể làm phong phú chữ ký email của mình trên Canvato với các kết nối đến Facebook, Twitter, Skype,… Hiện tại hơn 43.000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng Canvato để phát triển chữ ký thương hiệu.
Các gói tính năng tạo chữ ký email trên Canvato
Hiện nay, Canvato đang cung cấp 2 gói tính năng tạo chữ ký tên email. Các bạn có thể lựa chọn gói tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng:
- Đối với cá nhân (Personal) – Gói miễn phí
- Đối với doanh nghiệp (Business) – Gói tính phí
Bảng giá tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Canvato
Đối với cá nhân (Personal) – Gói miễn phí
Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản trên trang Canvato.net. Sau đó đăng ký mua gói cước Personal (Cá nhân). Với gói cước này, bạn sẽ không tốn bất cứ chi phí nào.
Ưu điểm:
- Miễn phí một mẫu thiết kế chữ ký kèm theo hồ sơ.
- Có các tính năng thông thường trong soạn thảo email.
- Cho phép thêm ảnh đại diên cho doanh nghiệp, đổi màu, kiểu chữ.
Nhược điểm:
- Giới hạn số lượng mẫu chữ ký và hồ sơ chữ ký.
- Không thể thêm các trường khác để hiển thị trong chữ ký của mình
- Không thể thêm các biểu tượng được liên kết với trang web mạng xã hội của bạn như Facebook, Twitter, …
- Không thể điều chỉnh mã HTML của chữ ký.
Đối với doanh nghiệp (Business) – Gói tính phí
Sau khi đã đăng ký tài khoản trên Canvato.net, bạn sẽ mua gói Business (Doanh nghiệp) với mức phí chỉ “một ly trà sữa” mà sử dụng cả tháng. Những tính năng tuyệt vời mà Canvato mang lại cho bạn:
- Không giới hạn số mẫu thiết kế chữ ký.
- Tạo được 20 hồ sơ chữ ký riêng biệt.
- Có đầy đủ các tính năng soạn thảo thường trong email.
- Cho phép thêm ảnh đại diên cho doanh nghiệp, đổi màu, kiểu chữ.
- Có thể thêm các trường khác để hiển thị trong chữ ký của mình.
- Được thêm các biểu tượng được liên kết với trang web mạng xã hội của bạn như Facebook, Twitter, …
- Cho phép điều chỉnh mã HTML để khiến chữ ký của bạn bắt mắt hơn nấu bạn có kiến thức về HTML
>>> Xem chi tiết: Email theo tên miền
Đây là các thông tin cơ bản về chức năng và cách tạo chữ ký email mà bạn nên biết. Chúng có rất nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp. Còn đợi gì nữa mà không tạo ngay chữ ký email chuyên nghiệp cho mình nào!
Source: https://wikifin.net
Category: Blog