Hướng dẫn cách scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính

Hướng dẫn cách scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính


Một vài hướng dẫn cách scan tài liệu từ văn bản, ảnh thành file pdf cho vào máy tính cực kỳ đơn giản mà bạn đọc nên biết

Để biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm, người ta sẽ thực hiện như thế nào? Nhờ một phần mềm nhận dạng ký tự hay quét thành file ảnh? Thực ra, giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu này là quét thành những file pdf. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách scan tài liệu sang pdf cho vào máy tính:

Hướng dẫn scan tài liệu sang PDF vào máy tính

Nếu bạn đang lưu trữ khá nhiều tài liệu cũ ở dạng sách, báo, giấy tờ viết tay… và luôn thấp thỏm lo sợ chúng sẽ bị mục nát theo thời gian, cũng như mất nhiều thời gian kiểm tra và bảo quản chúng thì có một cách giúp bạn quẳng đi gánh nặng này với chi phí khoảng chừng 850.000 đồng. Đó là số hóa tất cả những gì có thể bằng một máy quét hình (scanner), hay còn gọi là máy scan, tất nhiên là bạn đã có máy tính.

1. Chọn máy scan

Hiện nay trên thị trường chỉ có loại

máy scan khổ A4

của các nhãn hiệu Genius, HP, Epson, plustek. Tuy nhiên, vì mục đích chính là dùng vào việc số hóa tài liệu nên bạn có thể không cần quan tâm đến nhãn hiệu hay độ phân giải tối đa của từng loại máy scan. Do vậy bạn có thể chọn loại máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải 1200×2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim mà đắt tiền.

Hướng dẫn scan tài liệu sang PDF vào máy tính

Sau đó, liên kết với máy tính bằng cáp USB kèm theo máy rồi cài đúng chuẩn driver cho nó. Thông thường, trên các đĩa CD kèm theo máy sẽ có rất nhiều chương trình tương hỗ scan của nhà phân phối nhưng bạn chỉ cần cài driver và ứng dụng tương hỗ scan là đủ .

2. Cài ứng dụng scan

Để dễ quản trị và tàng trữ cài tài liệu, bạn nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay vì file hình dạng JPG, mặc dầu kích cỡ file JPG nhỏ hơn khoảng chừng 10 % so với file PDF. Nếu ứng dụng tương hỗ scan của nhà phân phối có tính năng scan tạo file PDF thì bạn không cần phải cài thêm các ứng dụng tương hỗ scan khác .

Cài phần mềm scan
Còn nếu thấy ứng dụng khó dùng và tính năng scan tạo PDF không tối ưu, hoặc không có tính năng scan tạo file PDF, bạn hãy cài thêm ứng dụng Free Easy Scan to PDF để thực thi nhanh việc scan tạo file PDF .

Ngoài ra, nếu muốn quản lý tài liệu bạn hoàn toàn có thể cài thêm ứng dụng DocEye của FSI : https://doceye.vn/dang-ky.html

3. Số hóa tài liệu

– Tạo file PDF: Bạn chạy phần mềm Softi Scan to PDF, bấm chọn chuẩn scan ở ô Select Scanner, chọn 200 ở ô DPI và chọn Color ngay sau ô DPI, đánh dấu chọn trước hàng chữ Show Scanner Dialog, bấm nút Scan, bấm nút Preview, quét chọn hoặc điều chỉnh vùng tài liệu scan, bấm nút Scan, bấm nút để xoay tài liệu về hướng thẳng đứng (đọc từ trên xuống), thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hoặc cùng chủ đề, hoặc bấm nút Save PDF để lưu file.

– Tạo file hình: Đối với tài liệu hình ảnh, bạn có thể scan tạo file hình bằng chương trình Photoshop, hoặc chia theo từng chủ đề rồi scan để lưu chúng trong một file PDF theo cách trên. Bạn chạy Photoshop, bấm menu File > Import > WIA…, chọn chế độ scan màu, giữ nguyên độ phân giải 200 hoặc tăng lên.

– Tạo file văn bản: Nếu là văn bản tiếng Anh, bạn cài và chạy phần mềm FreeOCR.net ; bấm nút Scan để scan tài liệu cần thực hiện hoặc bấm nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình, bấm nút OCR; nội dung văn bản của tài liệu sẽ hiện trong khung bên trái, bạn có thể lưu thành file text hoặc copy vào các chương trình khác. Xong, bấm nút Clear Text Windows xóa nội dung và bắt đầu cho tài liệu khác.

4. Những thao tác tối ưu

Nhờ dùng công nghệ tiên tiến mới và ứng dụng tương hỗ scan của đơn vị sản xuất, lúc bấy giờ hầu hết các máy scan đều có tính năng tự động hóa nhận dạng vùng tài liệu cần scan trên trang giấy và bỏ đi những vùng trống xung quanh tài liệu, hoặc tự động hóa nhận và bắt ( chọn ) tổng thể các tài liệu đặt rời rạc trên mặt quét của máy scan rồi lần lượt quét các vùng chọn. Cách này sẽ giúp bạn đỡ nhọc công nhưng tài liệu thu được sẽ không rõ .

Tốt nhất, bạn hãy bấm nút Preview, quét chọn vùng scan rồi bấm nút Scan. Khi bấm nút Preview, đèn quét của máy sẽ đi qua tổng thể các vùng mà tài liệu đang chiếm trên mặt quét, do vậy nếu đặt cùng lúc nhiều tài liệu trên mặt quét thì bạn sẽ mất nhiều thời hạn chờ hơn so với việc đặt từng tài liệu vào mặt quét .

Khi triển khai scan, dung tích trống của phân vùng ổ đĩa C sẽ cạn dần nhưng phần dung tích này sẽ được Phục hồi khi bạn lưu file hay tắt các chương trình scan. Do vậy, bạn chừa hoặc quét dọn sao cho phân vùng ổ đĩa C còn trống tối thiểu là 3 GB .

Mỗi thiết bị có tính năng quét hình vào máy tính ( máy scan, camera, webcam … ) thường có 2 chuẩn scan, được phân biệt bằng tiền tố TWAIN hoặc WIA trước tên thiết bị. Trong đó, chuẩn WIA thường dễ dùng hơn so với chuẩn TWAIN .

Khi scan, bạn chỉ cần để độ phân giải 200 dpi là vừa, không cần thiết lập cao hơn làm tăng kích cỡ file, và nên chọn chính sách scan màu ( color ) thay vì chính sách đơn sắc ( Grayscale hoặc Black and White ) để giữ nguyên hình ảnh thực của tài liệu. Tuy nhiên, so với 1 số ít tài liệu bị ố vàng, bạn hoàn toàn có thể chọn chính sách scan đơn sắc để thấy tài liệu mới hơn .

 

Bạn hoàn toàn có thể khắc một con dấu làm tên tủ sách của mình và đóng lên mặt phẳng tài liệu trước khi scan để nhận dạng được tài liệu của mình khi thất thoát hoặc để người đọc biết đến khu công trình của bạn .

Một khi đã số hóa tài liệu, ngoài việc tàng trữ file tài liệu trên đĩa cứng, bạn hoàn toàn có thể ghi chúng lên đĩa CD / DVD để tạo thêm bản dự trữ .

Các Scan nhiều trang thành 1 file PDF

Việc scan nhiều trang thành 1 file PDF tưởng chừng rất khó nhưng sẽ thật thuận tiện nếu bạn vận dụng đúng theo những bước dưới đây :
Bước 1 : Đầu tiên, triển khai liên kết máy scan với máy tính : Tùy thuộc vào loại máy scan mà bạn lựa chọn để liên kết bằng thiết bị khác nhau : USB, hoặc mạng
Bước 2 : Đưa tài liệu muốn scan chuyển thành tập tin PDF vào máy
Bước 3 : Click chuột vào trình duyệt Start ( Bắt đầu ) – Biểu tượng ô vuông ở góc bên trái phía cuối màn hình hiển thị máy tính
Bước 4 : Soạn dòng chữ Fax and Scan ( Fax và Scan ) trong khu Start. Lúc này máy tính sẽ mở ra chương trình scan cho bạn
Bước 5 : Đưa chuột vào nút Fax and Scan – hình tượng máy nằm phía hành lang cửa số Start .
Bước 6 : Nhấn chuột vào nút New Scan ( Scan mới ) ở góc bên dưới hành lang cửa số. Ấn chuột vào đây bạn sẽ được mở ra một hành lang cửa số mới .

Bước 7: Chắc chắn rằng máy scan của bạn đã được chọn. Tiến hành kiểm tra nếu trong mạng có nhiều máy scan ở phần Scanner (máy scan) ở phía cửa sổ để chắc chắn đúng chiếc máy scan bạn mong muốn. 
Ngược lại, nếu không phải máy như mong muốn hãy nhấp chuột vào Change (thay đổi)…để đưa ra sự thay đổi khác. 

Bước 8 : Chọn loại tài liệu : Đưa chuột vào profile ( cá thể ) rồi tùy chọn theo ý muốn :

  • Photo (hình ảnh) 
  • Documents (tài liệu) 

Bước 9 : Muốn chọn kiểu máy bạn đưa chuột vào phần “ Source ” ( Nguồn ) để có lựa chọn :

  • Chọn Feeder (khay nạp): nếu muốn tài liệu đưa vào máy như máy trượt. Thông thường cách này được dùng nhiều nếu muốn tạo thành file PDF
  • Chọn Flatbed (Hình phẳng): Chọn chương trình này nếu máy scan của bạn có nắp, bạn cần lật nắp để đặt tài liệu. 

Bước 10 : Nhấn chuột tìm đến nút scan ở phía cuối hành lang cửa số để khởi đầu đưa tài liệu vào máy tính. Đồng thời, bạn cũng hoàn toàn có thể đổi khác sắc tố ở bước này .
Bước 11 : Click chuột vào thẻ ( tập tin ) : Khi thực thi scan xong hãy đưa chuột vào thẻ ở góc bên trái hành lang cửa số .
Bước 12 : Nhấn chuột vào Print ( In ) : Tùy chọn mục đã được thả xuống theo ý muốn
Bước 13 : Nhấn chuột vào Printer ( máy in ), bạn tìm đến hộp ở góc trái hành lang cửa số .
Bước 14 : Chọn Microsoft Print to PDF ( In thành file PDF ) trong menu Printer đã thả xuống
Bước 15 : Chọn Print
Bước 16 : Chọn nơi lưu tài liệu mong ước

Bước 17: Nhập tên tài liệu PDF đã scan theo ý 

Bước 18 : Nhấn nút chuột SAVE

Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Hotline: 0904 805 255
Email: support@fsivietnam.com.vn
Website: www.sohoatailieu.com – www.fsivietnam.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn/

Source: https://wikifin.net
Category: Blog

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *