Xem phần 1: Số hóa tài liệu lưu trữ và nhu yếu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ – Phần 1
Trong phần trước, chúng ta đã tìm hiểu về yêu cầu thực tiễn đặt ra cho việc số hóa tài liệu lưu trữ. Bây giờ, chúng ta sẽ đi sâu vào các bước số hóa tài liệu và công việc liên quan.
Table of Contents
II. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, cơ quan và tổ chức có thể áp dụng các bước khác nhau phù hợp với mục đích của mình. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã đề ra một quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011, tuy nhiên, trong trường hợp tài liệu phổ thông, việc số hóa chỉ đơn giản bao gồm 5 bước sau:
Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa
Việc lựa chọn tài liệu là rất quan trọng, vì không phải cơ quan nào cũng có thể số hóa toàn bộ kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn số hóa phụ thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ. Ví dụ, nếu mục tiêu là bảo hiểm tài liệu lưu trữ, các tài liệu được chọn phải là những tài liệu quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Công việc chuẩn bị tài liệu bao gồm:
- Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp, làm phẳng các trang tài liệu.
- Phân loại và tách riêng các tài liệu rách nát, hư hỏng. Nếu số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và sử dụng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu số hóa các tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, có thể áp dụng công nghệ tiên tiến như Bookscan.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng và ghim theo tổ chức triển khai tài liệu khởi đầu. Tạo siêu dữ liệu (metadata). Đây là bước quyết định quy trình chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Tài liệu số hóa được liệt kê trong danh mục và nhúng (gắn) vào ứng dụng, tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được định dạng theo lựa chọn trước đó.
Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra chất lượng tài liệu đã số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Công việc bao gồm chuyển giao tài liệu số hóa và chuyển giao tài liệu gốc. Đối với tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lịch sử, việc chuyển giao phải được kiểm tra từng trang tài liệu để bảo vệ tài liệu khởi đầu như đã nhận ở bước 1.
III. Một số công việc phải thực hiện đồng thời khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
1. Chọn định dạng các file ảnh
Định dạng file là phần cuối tên file, biểu thị file thuộc định dạng nào. Định dạng file ảnh khác nhau có dung lượng và chất lượng khác nhau. Các định dạng thông dụng cho tài liệu ảnh là: JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng có ưu điểm và hạn chế riêng. Việc lựa chọn định dạng phù hợp cho mỗi khối tài liệu số hóa cần được nghiên cứu cẩn thận.
2. Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa
Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay. Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện các tài liệu công nghệ mới như đĩa CD, DVD, băng từ, video, ổ cứng máy tính… Đối với công việc lưu trữ tài liệu, độ bền của từng loại vật mang tin là yếu tố quan trọng cần được xem xét.
Theo nghiên cứu, tuổi thọ của một số vật mang tin là:
- Đĩa CD: 5 năm
- Đĩa DVD: 8 năm
- Ổ cứng (HDD): 10 năm
- Thiết bị lưu trữ mạng – NAS (Network Attached Storage): 20 năm
- Băng từ: 25 năm
- Giấy công nghiệp: 50-60 năm
- Giấy đó: 200-400 năm
- Microfilm: 500 năm
- Giấy chuyên dụng lưu trữ: 500-1.000 năm hoặc lâu hơn…
3. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu
Siêu dữ liệu (metadata) là thông tin miêu tả nội dung của tài liệu số hóa. Siêu dữ liệu giúp người dùng tìm kiếm và hiểu rõ hơn về tài liệu. Thông qua siêu dữ liệu, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu mà họ cần và hiểu được thông tin liên quan. Siêu dữ liệu cung cấp thông tin về tài liệu và về cơ quan, tổ chức triển khai tài liệu đó. Siêu dữ liệu có thể được nhúng vào tài liệu số hóa để tạo ra khả năng tìm kiếm tự động.
Trên đây là những bước số hóa tài liệu lưu trữ và công việc liên quan. Việc số hóa tài liệu giúp làm giảm sự tốn kém và cải thiện quản lý tài liệu hiệu quả. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp số hóa tài liệu cho doanh nghiệp của bạn, hãy tìm hiểu thêm tại đây.
Nguồn: https://wikifin.net